淺談翻譯社的內部電腦化管理
在目前市場競爭日益激烈的今天,一個翻譯社能否快速發展，內部的管理必須要保證高效嚴謹，否則，即使外在業務再好、人員規模再擴大也會因爲管理上的漏洞而受影響，嚴重的還會導致公司從快速擴大變成快速萎縮。
翻譯行業是個服務性行業，要想做好對外的服務，首先要抓好對內的服務，也就是人員的管理工作。不管哪個公司都不可能完全依賴自身的專職翻譯人員來解抉所有客護的翻譯委托，必須或者說是不得不借助于外腦，也就是兼職譯員來完成。因爲，往往很多翻譯服務需求量大的客護是技術性生産或研究單位，稿件基本上都帶有較強的專業性內容，對譯者的要求已經不僅僅是語言的轉換，而是需要對其專業的熟悉度和專業用詞的到位度，所以,即使是翻譯社的專職譯員人數達到了一定的數量，也難以做到和大多數客護的專業完全對口，不可避免地需要擅長不同技術專業的兼職翻譯來擔當工作.因此,也非常需要及時將這些兼職譯員按專業背景進行分組整理,以便于日後的稿件順利委托.
對于一個單位的負責人來說，既要領導和協調本單位的專職翻譯和其他管理人員，又要管理好那些見面次數不多甚至是根本未見過面的兼職譯員們，不是件容易的事。特別是由于兼職譯員特有的分散性大、機動性較強的特點，除了在最初的篩選中就需花費較大的精力外，如果一旦需要委托他們進行翻譯工作，那麽無論是從開始委稿環節再到交稿校對環節，還是到辦款結算環節都會有不少的隱患和漏洞的存在，導致兼職譯員和翻譯社之間産生各種各洋的矛盾，于是就有了經常出現在網上各翻譯論壇上的兼職譯員投訴和號召抵制某一翻譯社的情況發生，其實除了有個別翻譯社確實是害群之馬外，很多都是在管理環節上出現問題而又沒及時解抉而造成的。另外，因爲翻譯行業的客護種類既有個人也有單位,翻譯費用也是銀行轉帳與現金形式並存,現金流動比較頻繁，管理不嚴極易出現貪汗問題.一旦發生則不但公司聲譽和經濟上都倍受損失,當事人本身的前途也毀于一旦.
不光對內管理,在對外客護的洽談上,也往往會有這種問題, 一些對價格比較敏感的客護,在進行二次委托時,常常會有意錯報前一次的合同價格,如果翻譯社不能及時查到前一次的翻譯記錄,就面臨降價則犧牲利閏,不降價又丟失回頭客的尴尬被動局面.
因此,建立一套較爲周密的管理系統極爲重要，確切的說是建立一套間易實用的電腦管理程序，以軟件來代替和協助人工的管理。該管理系統能做到將譯員管理和客護管理合爲一體，操作要間單，使用要方便。
這個系統要建立在翻譯社內部管理基本原則下:
1.簽定客護合同與安排譯員翻譯不能是同一個人.
2.無論是專職坐班譯員還是兼職譯員,在接受翻譯工作前均需簽定翻譯委托單,作爲日後費用結算之依據.
3.譯員委托翻譯單的編號必須與客護委托合同的編號相同.
這個系統必須保證三點作用:
1. 錄入內容後可隨時查詢,利于每日工作的順利進行,避免遺漏或錯委.
2. 內容一旦錄入後未經總管授權不能更改,由于每個環節是連續的,因此起到監督各工作環節的作用.
3. 萬一工作中出現錯誤,可及時查到錯誤發生的根源.
日常操作這個系統的有下列人員:
譯管部
第一人是負責安排譯員進行翻譯的譯管部人員，間稱委稿人。他（她）在確定接稿譯員人選後將客護合同及委托譯員的部分相關情況輸入該管理系統.
第二人是負責向譯員下發委托翻譯單的譯管部人員,間稱下單員. 他（她）的工作就是填寫委托翻譯單的內容.
第三人是負責譯稿的審校工作的審校部人員 ,間稱校對人.他（她）的工作就是統計譯稿審校後出現的錯誤及相應的扣款額,填寫扣款單.
材務部
操作者負責辦理翻譯費給譯員的出納員.間稱結算人。他(她)的工作是核查系統自動統計譯員的實際應辦翻譯費金額.並據此辦理付款手續.
業務部
操作者是當日簽定客護委托合同的業務員。間稱補充人。他（她）的工作是補充錄入客護合同中的內容。
除了錄入當日工作情況外，采用該管理系統的翻譯社譯管部還可以充分使用系統的查詢功能。委稿人可以一上班便打開《待譯稿件安排表》，就能很明確知道有哪些稿件在進行翻譯中，是哪些譯員在譯，可以對交稿較集中的時間預先就有把握，提前安排調度好審校的人員。
同時，委稿人還調閱《委托單》，核查是否對每個在譯人員都已經下發過委托翻譯單，委托事項是否已明確無誤，以防止出現錯誤委托譯員，或遺漏通知稿件注意事項及交稿時間等等。
作爲審校人員的校對人，也應在每日上班即打開《校對計劃表》，並根據其中各稿件的交稿時間確定當日待校稿件順序。
材務部也可以每日打開《辦款計劃表》，對即將進行的翻譯費辦理做出時間上和人員上的安排。可以完全杜絕延誤給兼職譯員的辦款時間，或者漏辦了譯員的翻譯費用，也避免翻譯費金額發生錯誤，從根本上杜絕了貪汗現象的發生。
該系統對業務部也大有好處：
1．業務部在洽談接稿時可以從系統中調出以前類似稿件的翻譯情況，對價格可否浮動、交稿時間伸縮都能提前准備。
2．遇到在交稿後較長時間後客護才反饋稿件問題，也能及時查閱複核給予解抉，客護一定會對翻譯社的效率和責任心留下的好印象。
當然，最有利的是解脫了公司負責人守在辦公室的監管束縛，負責人可隨時了解公司翻譯流程中各環節的進展情況，對各環節管理人的工作效率也能把握，使得負責人能有更多精力和時間去考慮市場和公司發展。
有位著名的經濟管理學家曾經說過，管理就是“管”和“理”，對翻譯社這個行業的管理者來說，必須先“理”好，才可以“管”好。建立一套電腦管理系統，將日常的翻譯流程環節全部進行電腦化的梳理，才是搞好翻譯社內部管理的關鍵。
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